Η συμμετοχή σε χρηματοδοτούμενα ερευνητικά προγράμματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης πέρα από το φυσικό αντικείμενο, απαιτεί και μια διαχείριση, σύμφωνα με όρους του εκάστοτε προγράμματος, που να το καθιστά λειτουργικό , βιώσιμο και αποτελεσματικό.
Όταν διαχειρίζεστε χρηματοδοτήσεις έρευνας από την Ευρωπαϊκή Ένωση, δεν αρκεί μόνο το φυσικό αντικείμενο, πρέπει να συμμορφώνεστε με τους όρους που ορίζονται στη συμφωνία χρηματοδότησης.
Ακολουθήστε 10 απλές συμβουλές για αποτελεσματικότερη διαχείριση:
- Βασιστείτε στον Project Manager
Ο Project Manager(Διαχειριστής Έργου) είναι το άτομο που εποπτεύει το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο του έργου και σας συνοδεύει κατά την υλοποίηση του. Δημιουργήστε μια καλή σχέση και ελάτε σε επαφή μαζί του για τυχόν ερωτήσεις ή αμφιβολίες, αλλά και για να μοιραστείτε δραστηριότητες και επιτεύγματα. Δημιουργήστε μια καλή σχέση και ελάτε σε επαφή μαζί του για τυχόν ερωτήσεις ή αμφιβολίες, αλλά και για να μοιραστείτε δραστηριότητες και επιτεύγματα.
- Ομαδικότητα
Ενθαρρύνετε τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας και δημιουργήστε ένα πλάνο διαχείρισης πιθανών διαφωνιών και συγκρούσεων.
- Χτίστε μια δυνατή ομάδα
Συνθέστε την ομάδα σας με άτομα με διαφορετικά προφίλ, υπόβαθρα, δεξιότητες και εκπαίδευση και αναθέστε αντίστοιχες εργασίες.
- Κατακτήστε πόρους και εργαλεία
Κατακτήστε πόρους και διαθέσιμα εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε το έργο σας.
- Αναγνωρίστε τις υποχρεώσεις σας
Το grant agreement καθορίζει τις υποχρεώσεις σας όταν λαμβάνετε χρηματοδότηση από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Συμμετέχετε ενεργά στην κατάθεση της πρότασης σας, με ιδιαίτερη βαρύτητα σε θέματα υποχρεώσεων , χρονοδιαγραμμάτων , τρόπου υλοποίησης και οικονομικής ροής (cash flow).
- Πλαισιώστε τη σχέση εργασίας σας και προβλέψτε κινδύνους και αλλαγές
Σε περίπτωση κοινοπραξίας με άλλους φορείς διευκρινίσετε τους όρους και τις προϋποθέσεις μεταξύ των συνεργατών σας. Προσδιορίστε και μετριάστε τους πιθανούς κινδύνους και μάθετε τα περιθώρια αλλαγών στη συμφωνία χρηματοδότησης τι και πώς μπορεί να αλλάξει η συμφωνία χρηματοδότησης.
- Αξιοποιήστε στο έπακρο κάθε συνάντηση
Προετοιμαστείτε καλά για την εναρκτήρια συνάντηση και τις συναντήσεις αξιολόγησης του έργου. Είναι μια καλή στιγμή για να αναζητήσετε υποστήριξη, να κάνετε ερωτήσεις, να συζητήσετε με τους συνεργάτες σας για οτιδήποτε σχετίζεται με το έργο σας, επιστημονικό ή μη.
- Να είστε έτοιμοι για κάθε σενάριο
Να είστε προετοιμασμένοι για ελέγχους παρακολουθώντας τις δραστηριότητες του έργου σας.
- Επικοινωνήστε, διαδώστε και εκμεταλλευτείτε τα αποτελέσματα
Συμμορφωθείτε με τις υποχρεώσεις επικοινωνίας, διάδοσης και εκμετάλλευσης των αποτελεσμάτων της έρευνάς σας. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή παρέχει δωρεάν εργαλεία που μπορούν να βελτιώσουν τις προσπάθειες επικοινωνίας και διάδοσης των αποτελεσμάτων σας.
- Να είστε συνεπής στο χρονοδιάγραμμα κατάθεσης Report
Οι υποχρεώσεις αναφοράς είναι καθοριστικής σημασίας. Σεβαστείτε τις περιόδους αναφοράς σας. Αναφέρετε έγκαιρα και ενημερώστε τον υπεύθυνο του έργου σχετικά με την πρόοδο που σημειώθηκε, τις πιθανές καθυστερήσεις, τις αλλαγές στο αρχικό σας σχέδιο ή τους στόχους και τυχόν προβλήματα.
Περισσότερες πληροφορίες: https://rea.ec.europa.eu/10-tips-successfully-managing-your-eu-project_en
